Teamsの会議で文字起こしをしたいのですが、解説どおりに探してもボタンがありません。同僚の画面には出ているそうなのですが
——Microsoftコミュニティ / 50代男性
録音アプリで会議を録ってみたら、自分の声しか入っていませんでした。相手の声はどこへ行ったのでしょうか
——OKWAVE / 40代女性
ためしに押したら参加者全員に通知が飛んで、気まずい空気になりました。先に知っておきたかった…
——LINEオープンチャット / 30代男性
ボタンが見つからないときに最初に見るところ
会議の内容を文字で残したいだけなのに、肝心のボタンが見つからない。解説記事と自分の画面が違うと、こっちが間違っているような気になりますよね。
探す前に、見るところは1つです。いま何で会議に入っているか。
パソコンにインストールしたアプリ（デスクトップ版）で入っているのか、ブラウザから入っているのか、スマホのアプリで入っているのか。ここで出る・出ないが決まります。やり方の問題ではないんです。
なぜWeb版・スマホ版にはボタンが無いのか
手順の記事どおりに「その他のアクション」を開いても、文字起こしの項目が無い。同僚の画面には出ているのに、自分の画面には出ていない。
理由はこれです。Microsoftの公式ヘルプに「ライブ文字起こしは、デスクトップ用 Teams でのみ使用できます」と書かれています（2026年10月時点）。
つまり、始められるのはパソコンにインストールしたTeamsだけ。ブラウザから参加しているときや、スマホのアプリで参加しているときは、そもそも項目が置かれていません。探しても無いわけです。
同じ建物でも、入った扉によって行ける階が違う、という感じですね。扉の選び方が違うだけなので、壊れているわけでも、設定を間違えたわけでもありません。
だから、やることは探し直しではなく入り直しです。パソコンのTeamsアプリから会議に入り直せば、項目が出てきます。これが分かっていれば、次に同じ会議があっても5秒で判断できます。
ちなみにスマホでも、会議が終わったあとのトランスクリプト（文字起こしの記録）は見られると案内されています。始めるのはパソコン、読むのはスマホでもいい、という分け方になります。
字幕（ライブキャプション）と文字起こしは別物
もう1つ、ここで引っかかる人が多いところ。字幕は出せたのに、あとで文章として残っていない、というやつです。
この2つは別の機能です。字幕（ライブキャプション）は、その場で読むためのもの。画面の下に流れて、消えていきます。自分の画面に出すだけなので、他の人の画面には影響しません。
一方の文字起こし（トランスクリプト）は、記録として残すためのもの。話した人の名前と時刻が付いた形で保存され、会議が終わったあとで読み返せます。
だから「字幕は出せたのに残っていない」は、正常な動きです。残したいなら文字起こしのほうを始める。ここを取り違えていると、何度やっても残りません。
Teamsの手順と、参加者に何が見えるか
パソコンのTeamsアプリで会議に入ったら、手順はこれだけです（2026年10月時点の公式ヘルプの案内）。
- 会議中の画面で「その他のアクション」を開く
- 「レコーディングと文字起こし」→「文字起こしの開始」を選ぶ
- 会議で話している言語を確認する（一覧に「日本語 (日本)」が入っています）
- 「確認」を選ぶ
停止するときも同じ場所から選べます。公式には「参加者が全員退出すると、自動的にトランスクリプションが停止します」とも書かれているので、切り忘れても止まります。
そして録画を始めた場合は、文字起こしも一緒に始まります。公式の説明では「会議を記録すると、文字起こしが自動的に開始されます」とのことなので、両方押す必要はありません。
Teamsは、始めた時点で全員に伝わります
公式ヘルプには「すべての参加者に通知されます」とはっきり書かれています（2026年10月時点）。黙って始めることはできない作りです。
なお、参加者側は「会議のキャプションとトランスクリプトで自分の ID を非表示にすることを選択できます」とも案内されています。
気まずくなるのは、通知が飛ぶこと自体ではなく、何も言わないまま通知だけが飛ぶからなんですよね。先に一言あれば、たいてい何も起きません。
会議の冒頭で言う一言を作ってもらう
これからオンライン会議の文字起こしを始めます。
開始する前に参加者へ伝える一言を作ってください。
・何のために残すのか、どこに保存されるのかを入れてください
・2文以内で、かたくなりすぎない言い方にしてください自分で考えると、どうしても言い回しが固くなります。「監視」っぽく聞こえない言い方を作ってもらうのが早いです。
保存場所も伝えられると安心感が違います。公式ヘルプによると、Teamsのライブトランスクリプトは会議開催者のOneDrive for Businessに保存され、会議のチャットと「要約」タブからアクセスできる、と書かれています（2026年10月時点）。「どこに保存されるの？」と聞かれたときは、ここを答えれば大丈夫です。
会議が終わったあとのダウンロードについては、既定では開催者と共同開催者が .docx か .vtt の形式で落とせる、という案内になっています。自分が落とせない場合は、開催者に頼むのが筋です。
なお、誰が文字起こしを始められるかは、会議の設定や会社のポリシーによって変わります。自分の画面に出ないときは、開催者に「文字起こしを始めてもらえますか」と頼むのがいちばん早いです。
Zoomの手順と、Teamsとどこが違うか
Zoomは入り方が少し違います。字幕を出して、そこから全文の表示に移る流れです（2026年10月時点の公式ヘルプの案内）。
- 会議中の画面で「字幕を表示」のアイコンを選ぶ
- その隣にある上向きの矢印を開く
- 「全文の文字起こしを表示」を選ぶと、横にパネルが出る
- パネルの下にある「文字起こしを保存」で、テキストファイルとして落とせる
公式には、既定ではどの参加者でも字幕を有効にして表示できる、と書かれています。ただし管理者の設定で「ホスト、または共同ホストのみ」に絞ることもできます。
絞られている場合は、参加者側から「字幕を有効にしてほしい」とリクエストを出せて、ホストが承認する仕組みになっています。自分で出せなかったら、頼めばいいわけですね。
そしてここが、TeamsとZoomでいちばん大きく違うところです。
Zoomは、参加者への通知について公式ドキュメントに記載が見つかりませんでした
「通知されない」という意味ではありません。書かれていないので分からない、ということです（2026年10月時点で確認）。
見えているかどうかが分からないなら、こちらから言ってしまうほうが気が楽だと思います。
Teamsは「全員に通知されます」と公式が書いている。Zoomは書いていない。同じ「会議の文字起こし」でも、断りを入れるべきかの判断がここで変わります。
違うのはこの3点だけ
- 入り口……Teamsは「レコーディングと文字起こし」から。Zoomは「字幕を表示」から全文表示へ
- 残り方……Teamsは開催者のOneDriveに保存され、あとから .docx や .vtt で落とせる。Zoomはパネルから「文字起こしを保存」でテキストファイルを落とす
- 参加者に伝わるか……Teamsは全員に通知されると公式に明記。Zoomは記載が見つからない
どちらも日本語に対応していると案内されています。そこは心配しなくて大丈夫です。
何も言わずに始めたときと、一言断ってから始めたとき
何も言わずに押したとき
・通知が出た瞬間に、場の空気が止まる
・「何に使うの」と聞かれて、その場で説明することになる
・次の会議から、発言が減ることがある
・残した記録を共有しにくくなる
先に一言断ってから押したとき
・通知が出ても、誰も驚かない
・目的と保存場所を伝えてあるので、質問が出ない
・あとで「議事録これです」と共有できる
・次からは「いつもの」で済むようになる
手間は10秒違うだけなんですよね。それで後ろの全部が変わるので、ここは省かないほうが得です。
録音アプリで録ると自分の声しか入らない理由
会議アプリの機能が使えないなら、スマホの録音アプリで録ればいい。そう思って試して、自分の声だけが入っていた人、たぶん多いです。
これは録り方が悪かったのではありません。マイクは「部屋の音」を拾う入り口だからです。自分の声は部屋に出ているので入ります。でも相手の声は、インターネットを通ってアプリの中に届き、そこからイヤホンやスピーカーに流れます。
イヤホンやヘッドホンを使っていると、相手の声は部屋に出ないまま耳に届きます。部屋に出ていない音は、マイクには入りません。だから自分の声だけが残るわけです。
ということは、スピーカーで鳴らせば入ります。ただ、その場合は音が反響して聞き取りにくい記録になりがちです。結局、会議アプリ側の文字起こしを使うのが素直だと思います。
残した文字起こしを、読める議事録にする
次は、オンライン会議の文字起こしです。
「決まったこと」「持ち帰りになったこと」「誰かの宿題になったこと」の3つに分けてまとめてください。
・書かれていないことは「記載なし」としてください
・推測で補わないでください
（文字起こしを貼る）文字起こしは、そのままだと読み返せません。話した順に全部並んでいるので、長い会議だと探すほうが大変です。
「記載なし」と書かせるのがコツです。これを入れないと、決まっていないことまで決まったように整理されてしまいます。
貼る前に、社外の人の名前や取引先の情報が入っていないか見てください。会社のルールで、外のサービスに貼れない場合もあります。
次の会議までにやること
- STEP1今日：自分の入り口を確かめる
パソコンにTeamsのアプリが入っているか見てください。ブラウザで使っていた人は、ここで入れておくと次の会議で迷いません。
Zoomの場合は、会議中の「字幕を表示」がどこにあるかだけ、先に見ておけば十分です。
- STEP2次の会議：断ってから始めて、終わったら整える
会議の冒頭で一言。「あとで議事録にしたいので、文字起こしを使わせてください。保存先は私のところです」くらいで通ります。
そのうえで、Teamsなら「レコーディングと文字起こし」から開始。Zoomなら「字幕を表示」から全文表示に進みます。慌てなくて大丈夫です、途中からでも始められます。
会議が終わったら、その日のうちに文字起こしを開いて、先に紹介した指示文で3つに分けてもらってください。記憶が残っているうちにやると、抜けに気づけます。
これを2〜3回やると、自分の会議で何を残せばいいかが見えてきます。全部の会議で残す必要はありません。
会議のあとが、こう変わります
- メモを取りながら話を聞く、あの二重作業がなくなる
- 「あれ誰が言ったっけ」を、名前と時刻付きで確かめられる
- 議事録づくりが、書く作業から選ぶ作業に変わる
- 通知が飛んでも気まずくならない（先に断ってあるから）
ここに書いた手順・通知・保存先は、2026年10月時点でMicrosoftとZoomの公式ヘルプを開いて確認した内容です。この2つは画面の変更が多い領域なので、見つからないときは公式ヘルプで最新の案内をご確認ください。会社の環境では、IT管理者の設定によって使える範囲が変わることもあります。
また、会議の内容を記録してよいかは、職場のルールや相手との関係によって変わります。社外の人が入る会議では、先に断ってから始めてください。判断に迷う場合は、社内の担当部署にご確認ください。
持ち帰るのはこの5つ
| つまずき | 答え |
|---|---|
| ボタンがない | 公式に「デスクトップ用 Teams でのみ」と書かれている。アプリで入り直す |
| 字幕は出たのに残らない | 字幕は読むため、文字起こしは残すため。別の機能 |
| どこに保存される | Teamsは開催者のOneDriveと会議チャット。Zoomは「文字起こしを保存」で手元に |
| 参加者に伝わるか | Teamsは全員に通知と明記。Zoomは記載が見つからない |
| 録音アプリ | マイクは部屋の音を拾うだけ。相手の声は入らない |
ボタンが見つからなかったのは、探し方ではなく入り方の問題でした。分かってしまえば、次からは入り口を見るだけで済みます。
次の会議の冒頭で、ひとこと断ってから押してみてください。終わったあとの30分が、たぶん別物になります。
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