取引先との打ち合わせに「〇〇 AI Notetaker」っていう知らない参加者が入ってきて、全員が固まった。あれ、私が昨日試しに入れたやつだった…
——X（旧Twitter） / 30代女性・営業
議事録AIのブラウザ拡張機能を削除したのに、翌日の会議にもボットが参加してきました。どこを消せば止まるのでしょうか
——Yahoo!知恵袋 / 40代男性
会議が終わったら、取引先の人にまでAIの要約メールが届いてたらしい。誰がそんな設定したのか分からなくて怖い
——X（旧Twitter） / 20代男性
拡張機能を消しても議事録AIのボットが来るのは、入口がそこじゃないから
これ、本当に冷や汗が出ますよね。しかも「消したはずなのに」また来る。自分が何か壊したのかと思ってしまいます。
でも仕組みが分かると、止まらない理由ははっきりしています。多くの議事録AIは、あなたのパソコンから会議に入っているわけではないんです。
ボットはカレンダーを見て、サービスの側から送り込まれている
議事録AIの多くは、GoogleカレンダーやOutlookのカレンダーと連携しています。予定の中に会議のリンクを見つけると、サービスの側からボットを会議に送り込む仕組みです。
つまりブラウザの拡張機能やアプリは、使い始めるための入口にすぎません。そこを消しても、カレンダーを見てよいという許可がサービスに残っている限り、ボットは来続けます。
セキュリティ会社のBitdefenderも、有料プランを解約したり使うのをやめたりしても、自動参加をオフにするかカレンダーとの連携を外すまでボットが来続けることがある、と注意を呼びかけています。
相手からは「知らない人が入ってきた」に見えます
ボットは、参加者の一覧にサービス名などの名前付きで表示されます。こちらは設定の問題だと分かっていても、取引先から見れば、誰かが勝手に記録しに来たようにしか見えないんですよね。
だからこそ、止め方を知っておく価値があります。手順自体は、順番さえ守れば難しくありません。
議事録AIのボットを止める3段階
ポイントは、浅いところから順に止めていくこと。いきなりアカウントを消すと、設定画面に入れなくなって、どこに許可が残っているか確認しにくくなります。
- サービスの設定で「自動参加」をオフにする。自分で選んだ会議にだけ参加する設定があれば、そちらに切り替える
- サービスの設定で、カレンダーとの連携を解除する。あわせて、繰り返しの予定などの招待客に、ボットのメールアドレスが残っていないか確認して消す
- GoogleアカウントやMicrosoftアカウントの側で、そのサービスに与えたアクセス許可を取り消す
1と2は、たとえばOtterやFirefliesの公式ヘルプにも、自動参加の止め方とカレンダー連携の外し方が載っています。Firefliesは、会議の招待にボットのアドレスが入っていると参加する仕組みなので、招待客のリストから消す手順も案内されています。
3は、Googleなら「Googleアカウント」の中にある「サードパーティとの接続」のページを開き、そのサービスを選んで「接続を削除」します。Microsoftの個人アカウントなら、アクセス許可を与えたアプリの管理ページから削除します。会社や学校のアカウントの場合は「マイ アプリ」のポータルから確認できますが、会社が許可したものは自分では外せないこともあります。
会議中に入ってきてしまったら
まずは参加者の一覧からボットを外してください。Zoomなら参加者一覧の名前の横から削除、Google Meetなら主催者か共同主催者が一覧から削除、Teamsなら参加者一覧で名前を右クリックして削除できます。
ただしTeamsでは、外しても招待が残っていれば再び参加できるとMicrosoftが案内しています。会議中に外すのはあくまで応急処置で、終わったら3段階の手順までやり切ってください。
もうひとつの「勝手に動くAI」、Zoomの要約の自動共有
外部のボットとは別に、Zoomに最初から入っているAI Companionにも気をつけたい設定があります。会議の要約を、終わったあとに自動で共有する機能です。
Zoomのサポートによると、要約を自動で共有する相手は「ホストだけ」から「社外を含む招待者全員」まで選べるようになっています。社外まで含める設定になっていると、取引先にも要約が届くわけです。会議の開始と同時に要約を自動で始める設定もあります。
ウェブでZoomにサインインして、設定の中の「Zoom AI」の項目で、自動開始と共有先を確認しておきましょう。なお、会議中にAIの機能が動いていると、参加者側にもアイコンの色の変化で分かるようになっています。
コピペで使えるプロンプト例4つ
まずは止め方の確認から。AIは各サービスの最新の画面を知らないので、公式ヘルプの中身をこちらから渡します。
AI議事録サービスのボットが、私のオンライン会議に自動で参加してしまいます。
以下は、そのサービスの公式ヘルプページからコピーした内容です。
この内容だけを材料にして、止める手順を整理してください。
【コピーした内容】
（ここに貼る）
【お願い】
・「自動参加を止める」「カレンダーとの連携を外す」の2つに分けて、番号付きで手順を書いてください
・画面の項目名は、貼った内容に書かれている表記のまま使ってください
・貼った内容に書かれていない手順は、推測で補わないでください
・書かれていない点は「このページには記載なし」と書いてください「推測で補わないで」がポイントです。設定画面の名前はよく変わるので、AIの記憶で書かれた手順だと、存在しないボタンを探し回ることになります。
2つ目は、取引先へのお詫びと説明のメールです。
取引先との打ち合わせに、私が試していたAI議事録のボットが、事前のお断りなく参加してしまいました。
取引先へのお詫びと説明のメールを書いてください。
【状況】
・相手：取引先の担当者
・参加したもの：AI議事録サービスの自動参加ボット（私の設定ミス）
・現在の対応：自動参加の設定と、カレンダーとの連携は解除済み
・記録の扱い：（削除した／まだ残っている、のどちらか事実を書く）
【条件】
・言い訳がましくならず、事実と対応を簡潔に書いてください
・相手が一番気にする「記録がどうなったか」には必ず触れてください
・今後は事前に確認してから使う旨を入れてください
・200〜300字程度の、自然なビジネスメールにしてください記録の扱いの欄は、必ず事実どおりに書いてください。ここをあいまいにすると、お詫びのメールが逆に不信感を生んでしまいます。
3つ目は、次の会議の冒頭で使う一言です。
オンライン会議の冒頭で、AIの議事録ツールを使ってよいか相手に確認する一言を考えてください。
【条件】
・社外の相手にも使える丁寧さにしてください
・相手が「今日は使わないでください」と言いやすい聞き方にしてください
・何のために使うか（聞き漏らしを防ぐため、など）を一言添えてください
・記録や要約を誰に共有するかにも触れてください
・口頭で言いやすい長さで、3パターン出してくださいそして4つ目は、次に議事録AIを試す前のチェックリストづくりです。
これからAI議事録サービスを試そうと思っています。
申し込む前に確認すべきことを、チェックリストにしてください。
【私の使い方】
・社外の人との打ち合わせが多い
・GoogleカレンダーとZoomを使っている
【チェックリストに入れてほしい観点】
・会議にボットが参加するタイプか、参加しないタイプか
・カレンダー連携が必須か、あとから外せるか
・自動参加の初期設定がどうなっているか
・メモや要約を、参加者に自動で送る機能があるか
・データの保存場所と、AIの学習に使われるかどうか
・やめるときに、連携や許可をどこで解除するか
各項目に「どこを見れば確認できるか」の例も添えてください。このリストを埋めてから申し込むだけで、今回のようなことはほぼ防げます。特に「メモを自動で送る機能」は見落としがちです。サービスによっては、会議の参加者へメモを自動で共有する設定があり、Otterのヘルプにも自動共有をオフにする手順が載っています。
取引先との会議が記録されてしまった場合は、そのサービスに残っている録音や文字起こしの扱いを、まず確認してください。社外の情報が含まれているなら、自己判断で済ませず、会社の情報管理の担当部署に相談するのが安全です。
会議の録音や記録には、相手の了承や会社の規程が関わります。ここに書いたのは私が各サービスの公式ヘルプなどで確認した範囲の手順と個人的な考えで、法律や社内規程についての専門的な助言ではありません。
次に試すときは「ボットが来ないタイプ」も選択肢に
議事録AIには、会議にボットを送り込まないタイプもあります。自分のパソコンに流れている会議の音声を、その場で文字にする方式です。
たとえばGranolaは、ボットを会議に参加させず、パソコンの音声から直接メモを作ると公式に案内しています。参加者一覧に知らない名前が出ないので、今回のような事故はそもそも起きません。選ぶときは「ボットなし」「会議に参加しない」といった説明があるかを確認してみてください。
ただしこのタイプは、パソコンの音声の取り込み設定がうまくいかないと、自分の声しか録れないことがあります。ボットが入らないから相手に伝えなくていい、というわけでもありません。どちらのタイプでも、会議の冒頭で一言確認するのが基本です。
自分が主催する会議なら、相手のボットが入ってこないように備えることもできます。Zoomなら待機室、Teamsならロビー、Google Meetなら参加リクエストの承認を使えば、入ってくる参加者を主催者が確認してから入れられます。
よくある疑問
- Q拡張機能を削除したのに、なぜまだ来るんですか？
- A
ボットはあなたのパソコンからではなく、サービスの側から会議に送られているからです。カレンダーを見る許可がサービスに残っている限り、拡張機能を消しても来続けます。サービスの設定で自動参加とカレンダー連携を止め、アカウント側の許可も取り消してください。
- Qサービスのアカウントを消せば、確実に止まりますか？
- A
消す前に、自動参加のオフとカレンダー連携の解除、アカウント側の許可の取り消しを済ませるのがおすすめです。先にアカウントを消すと、設定画面に入れなくなって、どこに許可が残っているか確かめにくくなります。削除は最後の仕上げと考えてください。
- Q会議中にボットを外したら、記録は残りませんか？
- A
サービスによって違います。たとえばFirefliesのヘルプでは、参加から3分以内に外した場合は文字起こしやメモが作られないと案内されています。それ以降に外した場合に途中までの記録が残るかどうかは、使っているサービスのヘルプで確認し、残っていれば削除を検討してください。
- Q相手側のボットが、こちらの会議に入ってきたら？
- A
自分が主催者なら、参加者一覧から外せます。そのうえで「本日は記録ツールのご利用をお控えいただけますか」と一言伝えれば、角も立ちにくいです。主催者でない場合は、主催者に相談しましょう。次からは待機室やロビーを使って、入る前に確認できるようにしておくと安心です。
- Q会社のアカウントでも、自分で許可を取り消せますか？
- A
自分で許可したものは取り消せることが多いですが、会社が組織として許可したアプリは、自分では外せない場合があります。そもそも会社のアカウントで外部のAIツールを使ってよいかは会社のルール次第なので、止まらないときは社内の情報システムの担当者に相談してください。
ボットを止めて、再発させないまでのロードマップ
- STEP1応急処置：会議中
参加者一覧からボットを外し、相手にひとことお詫びします。ここで設定を探し始めると会議が止まってしまうので、根本の対処は会議のあとに回して大丈夫です。
- STEP2根本対処：会議のあと
自動参加のオフ、カレンダー連携の解除、アカウント側の許可の取り消しを、この順番で進めます。繰り返しの予定の招待客にボットのアドレスが残っていないか、Zoomの要約の共有先が社外まで広がっていないかも確認しましょう。必要なら、取引先へのお詫びのメールもこのタイミングで送ります。
- STEP3再発防止：次に試すとき
申し込む前にチェックリストを埋め、最初はカレンダー連携を許可せずに試します。ボットが来ないタイプも候補に入れて、会議の冒頭で使ってよいかを確認するところまでを、自分のルールにしておきます。
止め方が分かると、こんな未来が待っています
- 取引先との会議で、知らない参加者に冷や汗をかくことがなくなる
- どこに許可が残っているかを、自分で点検できるようになる
- 新しいAIツールを試すときに、連携させる範囲を自分で決められる
- 会議でAIを使うとき、相手にひとこと確認するのが当たり前になる
この記事に書いた各サービスの設定の名前や手順は、2026年9月時点で公式ヘルプなどから確認できた内容にもとづいています。議事録AIや会議ツールの画面は更新が多く、項目名や場所が変わることがあります。うまく見つからないときは、使っているサービスの公式ヘルプで最新の案内をご確認ください。
まとめ：ボットを止めるチェックリスト
| チェック項目 | 内容 |
|---|---|
| 自動参加 | サービスの設定で、自動参加をオフにしたか |
| カレンダー連携 | サービス側で、カレンダーとの連携を解除したか |
| アカウントの許可 | GoogleやMicrosoftのアカウントから、アクセス許可を取り消したか |
| 招待の中身 | 繰り返しの予定などに、ボットのアドレスが残っていないか確認したか |
| Zoomの要約 | 要約の自動共有先が、社外まで広がっていないか確認したか |
拡張機能を消したのに止まらないと、何をどうすればいいのか分からなくなりますよね。でも仕組みはシンプルで、許可がどこに残っているかの問題です。浅いところから順番に止めていけば、ちゃんと来なくなります。まずは、使ったサービスの自動参加の設定を開くところから始めてみてください。
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