会議の録音を文字起こしAIに上げていい？確認する3つのこと

会議の録音を文字起こしAIに入れたいのですが、社内の話が外に出ることになります。上司に「それ大丈夫なの」と聞かれたら答えられません

——はてなブックマーク / 40代男性

利用規約を開いてみたけど、長すぎてどこを読めばいいのか分からない。「適切に管理します」しか書いていない気がする

——Threads / 30代女性

議事録を手で起こすのが毎回2時間かかります。ツールを使いたいのに、社内で許可を取る説明が思いつきません

——Yahoo!知恵袋 / 50代女性

「セキュリティ的に平気？」と聞かれて固まった。平気だと思うけど、根拠を示せないから何も言えなかった

——X（旧Twitter） / 30代男性

先に結論：見るところは3つだけ

手で議事録を起こすのは、本当にしんどいですよね。使えるなら使いたい。でも社内の話だから、何となくでは進められない。

そこで、確認するところを3つに決めてしまいます。

1. 入れた音声が、そのサービスのAIの学習に使われるのか
2. データがどこに、どれくらいの間、保存されるのか
3. やめたいときに、どうやって消せるのか

この3つが分かれば、上司に聞かれたときに答えられます。逆にここが分からないままだと、何ページ読んでも判断できません。

なお、この記事で書くのは確認のしかたです。使っていいかどうかの最終判断は、お勤め先の規程と担当部署によります。そこは先にお伝えしておきます。

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なぜ規約を読んでも判断できないのか

まじめな人ほど、まず利用規約を開きます。そして10分後、何も分からないまま閉じます。「適切に管理します」は書いてあるのに、知りたいことが書いていない。

これは探し方が悪いのではありません。規約は、提供する側が自分を守るための文書だからです。利用者が判断するために作られた文書ではないんですよね。

知りたいこと、つまり学習に使うのか、いつ消えるのか、どう消せるのかは、規約ではなくヘルプやセキュリティのページに分けて書かれていることが多いです。

家電の保証書に、使い方が書いていないのと同じです。保証書は責任の範囲を決める紙で、操作の説明は取扱説明書のほう。別の紙に分かれているだけなんです。

だから、規約を最初から読む必要はありません。見る場所を3つに決めて、そこだけ探す。これで判断に必要な材料が揃います。次に別のツールを検討するときも、同じ3つを探すだけで済みます。

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確認する3つ（学習・保存期間・消し方）

何を探して、どこに書いてあって、見つけたら何をメモするか。表にするとこうなります。

確認すること	書かれている場所	メモしておく内容
①学習に使われるか	ヘルプの「セキュリティ」欄。「AI学習」「モデルの学習」という題のページ	使われるのか／使わない設定があるのか／それはどのプランか
②保存期間と保存場所	同じセキュリティ欄、または要約などのAI機能の説明ページ	何日で消えるのか／国内のデータセンターかどうか
③消し方	「退会後、データは削除されますか」のようなよくある質問	退会で全部消えるのか／1件ずつ消せるのか

ここで大事なことが1つあります。同じサービスでも、契約しているプランによって扱いが変わることがあります。

たとえば国内の文字起こしサービスであるNottaの場合、ヘルプセンターの「AI学習について」というページに、音声認識の精度を上げるために音声データと認識結果からランダムに選んだデータを学習に使う、と書かれています。そして「AI学習なし」の環境は上位のプラン（エンタープライズプラン、ビジネス Plus）で提供する、という説明になっています（2026年10月時点）。

同じページには、「AI学習なし」の場合は音声データと認識結果がサーバーやストレージに保存されることは一切ない、とも書かれています。要約などの音声認識以外のAI機能については、どのプランでも学習にデータを提供していないとのことです。

つまり、「このツールは学習に使う／使わない」の一言では決まらないわけですね。どのプランで、どの機能を使うか。ここまで見ないと答えになりません。

他のサービスも、同じ情報が「セキュリティ」や「よくある質問」に置かれていることが多いです。ただし書き方も内容も各社で違うので、使う予定のサービスのページをご自身で確かめてください。

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ツールの説明をどこで見るか

探す順番はこれが早いです。公式サイトの下のほうにある「ヘルプ」「サポート」から入って、「セキュリティ」という分類を探す。

そこには、学習の話だけでなく「通信は暗号化されますか」「データは国内に保存されていますか」「退会後、データは削除されますか」といった項目が並んでいることが多いです。3つの答えがまとまっているので、規約より早いです。

要約機能を使うなら、その機能の説明も見てください。文字起こしは自社の仕組みでも、要約だけ外部のAIに渡している場合があります。そこは別に書かれていることが多いところです。

Nottaの場合は、要約に使っているモデルの名前と、そのデータが学習に使われないこと、最長30日保存して削除することが専用のページに書かれていました（2026年10月時点）。こういう粒度で書いてあるサービスは、確認が楽です。

長いページから、3つだけ抜き出してもらう

次は、ある文字起こしサービスのヘルプページの文章です。
ここから次の3点だけを抜き出してください。

・入力した音声がAIの学習に使われるか（使わない設定やプランがあるか）
・データの保存期間と保存場所
・データの消し方

書かれていない項目は「記載なし」としてください。推測で補わないでください。

（ページの文章を貼る）

「記載なし」と答えさせるのがコツです。これを入れないと、一般論で埋められてしまいます。

そして「記載なし」が並んだら、それ自体が情報です。社内で説明するときに「ここは公開されていません」と言えるので、問い合わせる材料になります。

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上司に聞かれたときの説明のしかた

「それ大丈夫なの？」に対して、「大丈夫です」と答えるのはおすすめしません。根拠が無いと、次の質問で詰まります。

答える形はこれです。確認した3つを並べて、確認できなかったことも正直に言う。判断は相手に渡す。

「学習については公式にこう書かれています。保存期間はこうです。消し方はこうです。ここは公開されていないので、必要なら問い合わせます」。この形だと、話が前に進みます。

もう1つ、公的な裏づけも使えます。個人情報保護委員会は2023年6月に、生成AIサービスの利用についての注意喚起を出しています。

そこでは、事業者が個人情報を含む内容を入力する場合に、提供する事業者がそのデータを機械学習に利用しないことなどを十分に確認する必要がある、という考え方が示されています。利用者側には、利用規約やプライバシーポリシーを十分に確認して判断するよう促す内容も含まれています。

つまり、今やろうとしている「3つを確認する」という動きは、公的機関が求めている確認とほぼ同じ方向です。説明のときに、ここを一言添えられると強いですね。

説明用のメモを作ってもらう

次の内容を、上司に口頭で説明するためのメモに整えてください。

・事実と、確認できていないことを分けて書いてください
・「安全です」「問題ありません」と断定しないでください
・300字以内、箇条書きで

（調べた3点を貼る）

自分で書くと、どうしても「大丈夫だと思います」が混ざります。事実と未確認を分けた形にしてもらうと、聞く側も判断しやすくなります。

このメモを作るときは、会議の中身や取引先の名前を貼る必要はありません。調べた3点だけで足ります。

始める前に確認しておきたいこと

確認できると、こうなります

• 「それ大丈夫なの」に、根拠を出して答えられる
• 別のツールを検討するときも、同じ3つを見れば判断できる
• 自分の判断で止めずに、担当部署に渡す形にできる
• 議事録の手作業から抜け出す道筋が立つ

忘れてよくないところ

項目	やること
読む順番	規約からではなく、ヘルプの「セキュリティ」から見る
確認する3つ	学習に使われるか／保存期間と場所／消し方
プラン	同じサービスでもプランで扱いが変わる。自分の契約で確認する
要約機能	文字起こしと別のAIに渡している場合がある。別ページを見る
説明のしかた	事実と未確認を分けて伝え、判断は担当部署に渡す

判断できなかったのは、調べ方を知らなかっただけでした。見る場所を3つに決めてしまえば、10分で終わる作業です。

そのメモができたら、あとは上司に渡すだけ。手作業の2時間から抜け出す交渉は、そこから始められます。